惊讶！原来W-2表还会被退回……
发布时间： 2023-09-06 10:40
无论对于公司还是对个人来说，W-2表都是非常重要的一张表格，里面记录了员工在纳税年度的各项工资、福利和扣缴税款。
W2和1099的区别，点此查看
每年的1月31日前，雇主需要将W-2表发送给员工。
但出于各种原因，W-2表会被退回……
01 为什么W-2表会被退回？
当公司选择邮寄纸质版W-2给员工时，第一个常见的退回原因，是邮寄地址不正确。
如果员工搬家了，但却没有通知公司，或是没有向社保局更新住址，将很容易导致W-2被退回。
第二个常见原因，是员工信息不正确。
在生成员工的W-2表时，如果输错了员工的姓名、社会安全号SSN，或是其他个人信息，都可能会被退回。
同时，邮寄过程中出现延迟或丢失的情况，也会导致纸质版的W-2表被退回。
如果是电子版的W-2表被退回，主要是电子邮件地址不正确所造成的，邮件软件会以「无法送达」的形式通知你。
02 如果表格被退回，该怎么解决？
如何解决被退回的问题，取决于发送的表格，是纸质版还是电子版，表格上显示的员工，是在职还是离职。
纸质版W-2
如果纸质版W-2不幸被退回，记得千万不要打开信封，因为带邮戳的密封信封，可作为雇主按时发送W-2的证明。
被退回之后，公司可以检查信封上的地址，和公司记录的地址是否匹配。
发现有错误，公司需要将未开封的原始信封，放入新的信封当中，并将其邮寄到正确的地址。
但如果信封上的地址和员工记录匹配、却又被退回时，接下来的行动就取决于这名员工是在职还是离职状态。
对于在职员工来说，公司可以选择直接把W-2表交给他，或是重新核实地址。
如果公司还是需要重新邮寄出去，切记不要拆开原有的信封，直接找个更大的信封，把原始信件装进去即可。
对于已经离职的员工，尤其是已经搬家了的员工，处理被退回的W-2要相对麻烦些。
当信封上的地址，和公司记录里的地址确实是匹配的，那么公司可以尝试联系前雇员留下的电话号码或电子邮件，和他们取得联系，获得新的地址；
如果无法和他们取得联系，公司需要保留好被退回的W-2表，盖上邮戳，并记录在案四年，作为公司试图发送W-2表的证明。
一般来说，假如前雇员没有及时收到W-2表，会主动联系公司。
这时，公司需要让前雇员给一个带有员工签名的书面请求，并将原来的信封装在新的信封里，然后把表格邮寄到前雇员提供的地址。
如果前雇员不愿意提供书面请求、仅是通过电话来要求邮寄时，公司要提高警惕，谨防被骗。
电子版W-2
如果电子版W-2被退回，那么卖家首先应该先尝试获取正确的邮件地址。
但如果无法获得准确邮件地址，公司需要在得知电子邮件无法送达的30天之内，通过邮寄纸质的通知，或是亲自发出通知，来告知员工。
03 实在是找不到员工，该怎么办？
实在是找不到要发送W-2表的员工，公司可以采取以下几个步骤——
1.检查员工记录
公司内部先自查员工的记录，包括他们当前和过去的电话号码、电子邮件地址和住址，确认联系信息是最新的、准确的。
2.联系员工
使用公司记录内的信息去联系员工。如果联系不上，公司要把W-2表格发送到公司已知的地址。
寄出W-2表格，能够证明公司确实有努力去联系到员工，履行了义务。
3.提交8809表
还是联系不上员工的情况下，公司可以提交8809表格，申请延长提交信息申报表的时间。
4.保存好所有试图联系员工的记录
无论最后的结果如何，公司都需要妥善记录好自己联系员工的证据，包括联系员工的日期、方法，以及收到的所有回复。
当遭受审计时，税务人员会要求你出示这些证据。
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