如果你的美国公司有雇佣员工,年底一定要做一次薪资审计!

发布时间: 2023-12-06 15:04

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什么是薪资审计?

顾名思义,薪资审计就是对在职员工人数、薪资预扣税款、薪资的支出和发放等方面,进行内部审计。一个好的内部审计,可以帮助发现错误,并减少外部审计发生的概率。

进行内部薪资审计的好处

定期进行内部的薪资审计,可以给公司带来以下优点。

减少合规错误

薪资审计可以帮助公司核查是否有正确预扣员工的所得税,并在美国国税局IRS发现不合规前,及时纠正错误。如果等到IRS发现问题之后,再进行处理,原本简单的问题,将会变得非常复杂。

核查薪资和福利发放的准确性

很多雇主都会为员工提供相应的福利待遇,例如健康保险、401(k)或牙科计划。这些保费通常会从员工的薪资里扣除一部分,而公司有义务进行正确、妥善的扣除,并在员工离开公司时终止福利。薪资单审查可以帮助公司发现是否有员工已离职、但仍在扣除福利的情况。

识别欺诈行为

信任自己的员工可以营造更健康的工作环境,但偶尔也会发生一些欺诈行为。薪资审计可以帮助公司识别出这类的欺诈行为,避免劣币驱逐良币的事情发生。

如何进行有效的薪资审计

确认薪资审计的时间范围

确定薪资审核的时间范围。这可以是一个工资周期,也可以是全年。如果公司正在为员工做年终报税表的话,推荐以年作为审计时间范围。

查看员工数据

薪资审计的这一步,需要和人力资源部门进行沟通。如果聘请了会计师事务所进行薪资管理,则不需要这一步。

审查工作时间和支付的时间

根据员工的考勤记录,验证员工的工作时间,确保员工工作时间和实际支付的工资金额一致。这对于按小时计费的员工来说尤为重要。

检查可变薪酬和不同类型的补偿

公司需要检查员工的加班费、奖金和佣金,对于以计件为主的员工,还需要检查计件工资的信息。假如公司还涉及轮班,则更应准确计算相应的薪资。

记录并检查非典型的薪资交易

这方面是薪资欺诈的高发领域。如果公司是将报销款项与薪资一同发放,则需要财务部门与负责报销的人员进行核实。若员工获得大量报销款项、但其职位本身不涉及大量出差,则很有可能存在欺诈行为。

检查预提税税款

当员工搬家,或是办公室挪到新场地时,相应的预提税税款也会发生变化。此外,在家办公的员工,与在办公室办公的员工,缴纳的税款也可能存在差异,公司需要仔细检查。

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