又快到年底了，有全职员工的卖家该准备W-2表啦！
发布时间： 2024-10-21 11:02
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年关将至，你今年的美国公司有聘请员工吗？
根据IRS的要求，只要有聘请全职员工的美国公司，都要在截止日期前，向员工发送一份W-2表。
这份W-2表非常重要，是员工在报税季时准确填写1040或1040NR表的重要依据。
01 什么是W-2表？
W-2表，又称工资和税收报表，需要由公司发给公司内部的全职员工，以及美国国税局IRS。
表内主要显示的是员工获得的工资收入，以及公司从员工的收入里预扣的税款。
需要注意的是，W-2表仅需发放给签了合同的全职员工，像是兼职或自雇人士则是使用1099表。
公司需要在每年的1月31日前，向员工发送W-2表；同时，公司还需要使用W-3表格来向社会保障管理局SSA报告员工的社会保障福利。
而公司填写W-2表的依据，就是员工在刚入职时填写的W-4表。
W-4表内会包含员工个人的社会安全号码SSN、婚姻状况、津贴和受抚养人的数量，以及每次发薪时预扣多少税。
当员工的个人情况发生变化时，就需要及时更新W-4表。
02 如何填写W-2表？
W-2表的组成比较简单，主要涵盖了员工的个人身份信息和薪资福利等信息。
方框A
方框A主要是员工的社会安全号码，格式是「123-45-6789」。
如果员工正在申请社会保障卡，则公司需要在给SSA的副本上填上「Applied For」；
在员工收到社会保障卡后，公司需要重新签发一份更正后的W-2表。
方框B
方框B要填入公司的雇主识别号码EIN，格式是「12-3456789」。
EIN不像员工的SSN可能会因员工不同而变化，每个W-2表副本、每张W-2表上都要填上一样的EIN；
而EIN也是IRS和SSA识别公司的唯一方法。
需要注意的是，即使是LLC公司，公司所有者有SSN，也不能在此方框里填入SSN。
如果公司的EIN还在申请中，可以在方框中填入「Applied For」，表明EIN正在申请。
方框C
这部分是填写公司的法定名称、地址和邮编。
若员工的实际工作地址和公司业务的法定地址不同，填写时以公司业务的法定地址为准。
方框D
如果公司不采用控制编号Control number，则该行可不填。
方框E和F
方框E和F主要是填入员工的名字和地址。
E中则是分别填入员工的名字、中间首字母和姓氏。
总体来看，方框A至方框F主要是关于员工的个人信息；
而第1栏至第20栏，则是关于员工的应税工资、预扣税款、员工福利扣款等信息。
第1栏：工资、小费、其他补偿
在第1栏内，需要填入员工工资、小费和其他补偿的总数，是税后支付给员工的总额。
像是401(k)退休计划的交款、健康保险费用和通勤福利等，都是不需要纳税的。
第2栏：预扣的联邦所得税
此处填入公司从员工的工资中预扣，并汇给IRS的联邦所得税的金额。
第3栏：社会保障
该框显示了应缴纳社会保障税的员工的总工资，但不包括免征社会保障税的税前扣除额。
同时，填入的数字不应该高于2024年的社会保障工资基数，也就是168,600美元。
第4栏：预扣社会保障税
第4栏主要是报告公司从员工的社会保障里扣除了多少。
一般情况下，社会保障税会以员工工资为基数，扣除6.2%，2024年最高不得超过10,453美元。
第5栏：医疗保险工资和小费
5和4的金额一般是一样的。
但如果员工收入高于社会保障工资基数，则5的数字会高于3。
第6栏：预扣医疗保险税
第6栏显示了公司从员工工资里预扣了多少医疗保险税。
一般情况下，第5栏的金额，乘以医疗保险税率1.45%，应该等于第6栏；
但如果员工收入超过200,000美元，则数字可能会更大。
同时，针对收入超过200,000美元的员工，公司还应该额外扣除0.9%的额外医疗保险税率。
第7栏：社会保障小费
如果员工获得了小费并进行了申报，公司就得第 7 栏中输入小费金额。
同时，将这些小费金额也计入第 1 栏和第 5 栏中。
第8栏&第9栏：分配的小费
如果公司有指定分配给员工固定数量的消费，就需要填写第8栏，否则可不填。
第9栏IRS设置为空格，直接跳过。
第10栏：受抚养人护理福利
假如公司给予了部分关于孩子的员工福利，则此栏需要填写。
受抚养人护理福利在5000美元以下的部分无需纳税，超过5000美元的部分需要在第1、3、5栏中报告。
第11栏：不合格递延薪酬计划的分配情况
该栏报告公司不合格的递延薪酬计划分配给雇员的情况。
第12栏：代码
有些情况可以降低员工的税务，这些需要在第12栏填入相应的代码。
例如，假设一名员工选择为 401(k) 退休计划贡献 1000美元，那么公司应在该栏写下「D|1,000.00」。
第13栏：勾选
该栏需要选择员工的性质。
三个复选框分别是法定雇员Statutory employee、退休计划Retirement plan和第三方病假工资Third-party sick pay。
第14栏：其他
在该栏中报告金额和添加描述，例如车辆租赁付款、预扣的州残疾保险税以及扣除的健康保险费。
第15栏：公司的州ID
由于每个州规定不同，有些州不设置州ID，可留空。
第16、17栏：州工资、州所得税、小费等
第16栏显示的是受州所得税影响下的员工工资。
如果员工在没有州所得税的州工作，则该栏可留空。
第17栏则是关于州所得税，报告公司从员工工资中预扣的所得税情况。
如果没有预扣，则17栏留空。
第18、19、20栏：当地工资、所得税、小费、地区名称等
如果员工的工资需要缴纳当地的所得税，则在18栏填写应税工资总额；
若地方不征收，则18、19栏都可不填。
第20栏需要填写员工所在城市或地区的名称。
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