仅需4步,业务复杂的卖家也可轻松管理销售税免税证书

发布时间: 2024-03-28 13:43

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第一步:了解自己的销售税义务

销售税关联

销售税关联的本质是一种联系,这种联系允许税务机关对州内企业的交易征税。如果公司和州没有产生关联,那么州政府也无法要求企业收取和缴纳销售税。自2018年Wayfair案后,州外的公司可以通过经济关联和物理关联两种方式,和州有关联,进而产生销售税义务。举例来说,假如卖家公司注册在加州,但是和佛罗里达州、纽约州产生了关联,则需要在佛罗里达州和纽约州注册、收取和缴纳应税交易的销售税。

同时,当客户属于政府组织或非营利组织,又或是商品用于二次售卖时,卖家有义务验证和保留客户提供的免税证书或转售证书。这条规则适用于所有开征销售税的州。

一件代发

比起一般的B2C交易来说,一件代发涉及到的销售税问题会更加复杂。因为一件代发涉及到两个卖家(供应商和零售商)、一个免税交易(零售商到供应商的免税交易)、一个客户(购买商品的终端消费者)和三个不同的州(供应商、零售商和客户可能会位于不同的地点。)这种情况下,其实很难确定谁负责征收适用的税款,谁负责免税销售,以及谁验证销售税豁免证书,等等。销售税「因州而异」的特点,更是进一步放大了一件代发的税务复杂程度,所以有需要的卖家记得寻求专业机构的协助。

州豁免证书的要求

与豁免销售税相关的政策因州而异。例如,一些州允许合格的非营利组织进行一些免税购买,而其他州则不允许。此外,许多州对不同类型的交易都有特定的表格,包括但不限于转售销售、免税实体销售和农业设备销售,据统计有超过一千个证书在流通。如果卖家不小心收集到了错误的豁免销售税证书,州政府可能会追究公司未征收的税款。这种情况下,许多州自发联合起来,减少销售税的阻力。像是多州税务委员会MTC和简化销售税管理委员会SST,都各自创建了一个多州都认可的豁免证书,有36个州表示他们接受MTC的统一销售和使用税转售证书,有24个SST州表示接受简化豁免证书。

第二步:向要求免税的顾客收取免税证书

如果卖家的顾客声称自己可以免税购买,卖家最好不要轻易相信,必须要求对方出示销售税免税证书后,才不收取这笔交易的销售税,否则在交易后、被销售税稽查时,再去试图证明这笔交易是免税的,就会变得非常困难。所以,无论卖家们是否和该州有关联,都建议独立站、自建站的卖家们在免税购买发生时,就收取客户的免税证书,避免日后索要。

第三步:立即验证豁免证书

有免税证书的留档,肯定比没有好——但得确保证书是有效的。豁免证书上也会出现错误,常见的错误有以下三点:

1.缺少必要信息,如签发日期、签名、税务ID等

2.存在错误的信息,如不正确的买方/卖方地址,不正确的州税务号码,不符合规定的签字人,等等

3.错误的证书,如税务豁免证书代替了转售证书,营业执照代替了豁免证书,等等。

免税销售非常容易引起税务局的警觉,并触发销售税稽查,州税局的审计师将会仔细审查文件。卖家在收到豁免证书或转售证书时,最好进行一次简单的审查,保证自己收到的豁免证书是正确的,且包含了所有必要的信息。

第四步:提前更新相关证书

豁免证书和转售证书都存在有效期一说,所以卖家们需要跟踪豁免证书的过期日期,以及预留足够的时间,以便从客户那里收集新的证书。每个州对于豁免证书的更新频率要求都有所不同。像是佛罗里达州,豁免证书通常需要每年更新一次,而康涅狄格州的证书通常有效期为三年;科罗拉多州的豁免证书,除非被州(或市)吊销,否则长期有效。因此,建议卖家们在客户的豁免证书到期之前,提前2个月联系客户,让他们及时更新豁免证书。

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