软件自动出W-2，不代表完全合规
发布时间： 2025-12-24 10:00
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每年年底一到，很多在美国有员工的中国卖家都会问同一个问题：「我们用Gusto/QuickBooks做工资，它不是会自动给员工出W-2吗？那就不用管了吧？」
现实情况是：软件可以帮你算、帮你报，但「算得对不对、报得合不合理」，责任还是在公司自己。
软件帮你出表，但「规则」是谁给的软件？
Gusto、QBO、ADP这些系统，本质上是一个「规则执行器」：
- 对方到底是全职员工，还是纯粹的自由职业者；
- 工资在哪个州课税、在哪个州要扣州所得税；
- 有没有 401(k)、HSA 这类税前福利；
- 卖家自己要不要走W-2……
这些判断一开始都是人手动勾选、手动录入的设置。
软件只是按照你当初勾的那个选项、填的那个州、选的那个身份，一笔一笔地帮你算工资、扣税、年底汇总成W-2，再在次年1月底前发给员工、在2月初报给社保局。
如果前面设错了对象、选错了州、漏掉了福利计划，年终自动生成的W-2只是把错误「定稿」：员工拿着错的W-2去报税，州税局和联邦税局拿着错的W-2去核你的941、940和州报表。
拿到W-2后，卖家至少要看这5个关键点
你可以把今年所有员工的W-2打印出来，按下面这5个问题过一遍，大概率能筛出绝大多数风险点。
1. 这张W-2的人，在你这算员工吗？
先看名字，再看工资结构和合作方式：
- 真正在你公司固定上班、按照你的排班干活、有打卡、有带薪假期、有各种福利的人，做成W-2的全职员工，一般没问题；
- 如果对方更像是自己接项目、自己安排时间、你只是按项目给钱的自由职业者，却出现在W-2里，那说明你可能在无意中把一个「本来可以按服务费处理」的关系，变成了「用工关系」，连带社保税、州法规、劳工义务都一起「认领」了。
反过来，如果某个长期为你全职工作的人，一张W-2都没有，只拿到各种形式的服务费，那又是另一类风险。
2. 工资和税，看起来合不合理？
先看右侧最核心的几格：
- Box 1：全年应税工资
- Box 2：全年联邦预扣税
- Box 3 / 5：社保工资 / 医疗工资
- Box 4 / 6：对应的社保税 / 医疗税
粗看两件事就够：
- 工资水平和预扣税是不是完全「离谱」，比如年薪五六万美元，却只预扣了几百块联邦税；
- 高收入员工的社保工资，是否在社保工资上限附近停下，而不是无限往上堆。
你未必需要自己去算精确数字，但至少要能看出不合理的情况，把明显不对的那几张挑出来。
例如2025年，如果员工年薪超过$176,100，Box 3 的数字应该停在$176,100，而不是和Box 1一样高。
3. 州信息对不对？有没有「凭空多出一个州」或者「少了一个州」？
看右下角的box 15–20：
- State一栏写的是哪个州；
- State wages / State tax有没有数字；
- 有没有出现你根本没有团队、也没有业务的州。
比如，你明明只有加州团队，却在某张W-2上看见了别的州；
或者某个员工长期在纽约远程上班，结果全年W-2只在注册州有工资、在纽约完全空白。
这两种情况，要么是工资系统设置错了，要么是你在某个州实际上已经形成了税务和劳工的「关联」，但一直没有登记、没有报当地税。
4. 员工福利是不是「消失」了？
如果你已经给员工上了401(k)、HSA、某些医疗福利，理论上都应该在W-2上有对应栏位或代码（比如 box 12里的字母代码、box 14的「其他说明」）。
但如果你知道自己有这些福利计划，结果所有员工的W-2在box 12 / 14上一片空白，要么是计划本身没按税法规则执行，要么是工资系统压根没按正确方式录入，年终对员工和税局都说不清楚。
5. 员工信息有没有明显错漏？
这一点最容易被忽视：
- 员工的姓名是否和证件一致（少字母、拼错都不行）；
- 社保号有没有缺位、写错；
- 地址是不是最新的。
这些错误短期内似乎不影响你交税，但会影响员工未来的社保记录和退税结果。
几个跟W-2有关、但经常被问错的问题
Q1：用软件了，是不是就不用管1099了？
不是。
W-2服务的是「在你这里工作的全职员工」，1099更多针对符合条件的自由职业者和外部服务。
如果本质上是自由职业者，却全部塞进工资系统，当成全职发W-2，可能是在「过度合规」；
反过来，把明明是固定岗位的全职工作，长期只按自由职业者付费，也容易被认定少扣社保税、规避用工规则。系统不会替你做这些判断。
Q2：今年忘了出W-2，明年补一下就行？
W-2有明确的发放和申报截止日，晚报、漏报都可能触发罚款和更正流程。
软件可以帮你生成更正表，但税局是按「本来应该在什么时候收到这张表」来算时间，而不是按你「什么时候想起来」。
Q3：卖家自己在美国公司领工资，要不要也走W-2？
要看公司类型和你具体的身份。
一般C公司的美国居民股东给自己发工资，确实常见做法是走W-2；
但如果是单一成员LLC、合伙企业、非美国税务居民股东等，处理方式完全不同，不能简单套用「全职员工」的模式，这种情况通常需要单独设计结构。
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