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业务同事反馈收集W-9表有点麻烦，可以只要美国个人的个人信息吗？

发布时间： 2025-09-16 11:00

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根据美国税法规定，美国公司向美国的个人支付税款前，需要先收集W-9表格，用于年底向该名个人提供1099表。

但并不是所有的美国个人都会随时填好一份W-9表，且1099表上能用到W-9表内信息的部分，主要是社会安全号码SSN、联系地址等信息。

那为什么仍然建议美国公司合规收取W-9表，而非单纯索要个人信息呢？

01 不索要W-9表，也是有合规风险的

当美国公司向美国个人（独立承包人、自由职业者等）支付报酬时，必须收集该个人的W-9表格。

其主要目的是获取对方的纳税人识别号、姓名、地址等，并由对方签字确认信息的准确性和真实性。

一旦收集了签署的W-9表，付款方的合规风险将大大降低，因为主要责任在于收款方是否如实提供个人信息。

但如果只收集了SSN和地址等信息，虽然并不影响年底填写和分发1099表，但比起正儿八经收集W-9表，还是会面临一定风险，以及备用预扣税的问题。

没有收到签字确认的W-9表，在发生审计时IRS完全可以认定作为付款方的公司，没有尽到「收集并验证信息」的责任。

如果公司还同时没有扣除24%的备用预扣税，则很有可能会受到相应的罚款处罚。

要是对方给的W-9表内信息错误，则IRS会通过「B-Notice」（税号不匹配通知），告知公司报送的1099出现错误，需要公司重新确认对方的税号。

连续报错的情况下，公司可能会被要求在后续的付款中执行备用预扣税。

02 如何验证收款方的信息是正确的？

IRS有提供官方的验证途径，适用于注册了IRS e-Services的公司。

通过输入收款人的姓名+TIN/SSN/EIN，系统会返回是否匹配IRS数据库。

在报1099前提前验证，可以避免收到「B-Notice」。

不过这种需要公司注册IRS e-Services，且一般由财务或会计部门操作。

如果公司已经提交了1099后，IRS寄送了B-Notice，即说明收款方提供的税号有问题。

第一次收到B-Notice，公司需要再次向收款方索取正确的W-9表；

要是第二次又因同一个人收到了B-Notice，除了要重新收W-9表，还可能需要对方提供 SSA，或是IRS出具的官方TIN验证文件。

为了降低合规风险，对于小额、一次性的支付，公司至少要拿到签署的W-9，哪怕不进行税号验证；